Online Software (ERP, Buchhaltung)

Ich habe mehr als zwanzig Jahre im Bereich Controlling und Finanzen gearbeitet. Die Finanzen eines Unternehmens, Prozesse und gesetzlichen Anforderungen, sind für mich ein bekanntes Terrain, wo ich immer für Transparenz gesorgt habe.

Ich war überwiegend für internationale Großkonzerne tätig und habe daher sehr viel gesehen und ausprobiert. Es war alles dabei; von katastrophal veralteten Systemen bis zu so halbwegs klugen Lösungen, welche viele Finanzprozesse und Zahlen übersichtlich und klar darstellen konnten. Das große Problem, welches ich vor allem die letzten 10-15 Jahre beobachten konnte ist, dass leider sehr viele Firmen extrem veraltete Finanz Software benutzen. Ich habe in meiner Karriere viel Zeit damit verbracht, Daten transparent zu machen und so vorzubereiten, dass man sie weiter nutzen kann. Aus der Buchhaltung oder backend Systemen für Reports diverser Art, bis zu den Jahresabschlüssen, welche ich sogar selbst manuell (im Excel) auf den Ebenen UGB und IFRS zusammenstellen musste. Zum Schluss meiner Karriere habe ich komplett das Interesse an so einer Arbeit verloren. Es ist wie ein menschlicher Computer zu sein, der allerdings nur mit Schrott zu tun hat. Zum Glück kam es so weit, weil mich diese Erkenntnis letztendlich zu ganz anderen Lösungen gebracht hat. Modernen Lösungen und am Puls der Zeit!


Da sich mein Lebenspartner vor paar Monaten selbstständig gemacht hat und mich zu seiner persönlichen Finanzberaterin ernannt hat, dachte ich mir "Ok, wir gehen das alles klug an und somit ganz anders, als ich es aus meiner Finanz Karriere kenne." Ich fing zu recherchieren an, was es so am Markt punkto Cloud Lösungen gibt. Ich ging auf die Suche unter folgenden Kriterien:

  • Online-Software für Buchhaltung und Auftragsverarbeitung

  • Online, weil mehrere Personen von verschiedenen Orten zugreifen sollen

  • österreichische Gesetzgebung

Ich entdeckte als erstes ein Programm, wessen Name sehr vielversprechend klang. Ich bin extrem schnell mit neuer Software und lerne diese wirklich zügig. Leider habe ich auch schnell realisieren müssen, dass es sich in diesem Fall um eine Software handelte, die gerade in der Entwicklung war. Nur Teile von ihr waren released, aber schon den Kunden angeboten. Viele, vor allem gesetzlich wichtige Module, waren nicht einmal programmiert. Angebote konnte man nicht nachträglich ändern, sondern nur löschen und neu erstellen. Das ist bei täglichen Angeboten ein absolutes no go. Unmöglich sowas. Es gab kein Wareneingangsbuch... es fehlte einfach Vieles. Ich habe drei Mal dem Support geschrieben und immer auf Fehler und fehlende Programmierungen aufgezeigt. Zum Schluss gab ich diese Software auf, bevor es noch zum Abonnement kommen konnte. Also noch in der Testphase.


Die Testphase ist eine tolle Sache, welche jedes Unternehmen unbedingt nutzen sollte. Dabei sollte es nicht nur testen, ob die Umgebung passt und bedienfreundlich ist, sondern auch ob alle Funktionen, die man für das Geschäft braucht, auch vorhanden sind. Erst wenn alle Anforderungen erfüllt sind, sollte man das richtige Abonnement wählen.

Für mich hat es also geheißen, wieder auf die Suche zu gehen. Und ich habe auch schnell gefunden. Ich fand FreeFinance, eine Software, welche es schon jahrelang in Österreich am Markt gibt und welche all das hat, was das Unternehmen meines Lebenspartners braucht. Es sind folgende Themen, welche mich als Finanzlerin und digital Begeisterte überzeugt haben: österreichische Gesetzgebung, Buchhaltung (E-A, doppelt) mit Kontenplan, Auswertungen und Saldenlisten, sogar monatliche Saldenlisten. Es hat eine komplette Auftragsverarbeitung mit allen Dokumenten, sowie Fahrtenbuch, Diäten, Kassa etc.

Der absolute Hammer ist der Import der Bankauszüge inkl. Buchungsvorschlägen. Und das totale Highlight ist die direkte Verbindung mittels Webservice zum Finanzamt. Berichte über Umsatz etc., also die Controlling Schiene, ist eher schwach ausgearbeitet, aber da man alles ins Excel exportieren kann ist es kein Thema und wirklich eine tägliche Freude mit diesem System zu arbeiten. Von überall und gleichzeitig. Immer. Und immer wieder. Von mir bekommt daher FreeFinance Software, nach monatelanger Nutzung, die beste Bewertung: Note 1. und sie nennen sich berechtigt 'smarte Buchhaltungssoftware'!



Suchst du auch moderne Softwarelösungen? Vielleicht ein Online ERP System? Wenn ja, dann gehe klug vor und du wirst eine moderne transparente Basis für dein Unternehmen schaffen. Hier sind die wichtigsten Punkte, welche es zu beachten gibt:

  • vergiss alles was nicht online ist, offline Lösungen sind out und veraltet, ihre Zeit läuft ab

  • achte auf die Legislative, wähle solche Software, welche für die Gesetzgebung in dem Land gilt, in welchem du die Buchhaltung brauchst und auch die Steuern zahlst

  • nutze die Testphase und teste alle Module und Funktionen

  • die modernsten Standards sind alle nur mehr digital und die heutigen digitalen Standards sehen folgend aus:

  1. online Cloud Lösung

  2. erweiterbare Module für weitere Phasen/Teile eines Unternehmens

  3. komplett exportierbare Daten in mehreren Formaten

  4. Upload der Daten möglich (dies beinhaltet auch Spielchen wie Scan von Belegen)

  5. Import von Bankauszügen mit Buchungsvorschlägen

  6. Automatische UID Nummer Prüfung

  7. ein Highlight, welches für eine erstklassige Software spricht ist die direkte Meldung und Kommunikation mit dem Finanzamt und anderen Behörden via Webservice

Was die Kosten betrifft, so kosten diese Lösungen heutzutage nicht viel bzw. nach Modulen. E-A Rechnung kostet ca. 300-400 €/Jahr, doppelte Buchhaltung etwas mehr.

Das sind erschwingliche Preise und die Vorteile, wenn man gesetzlich eine lokale Variante wählt, sind enorm.


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